Bij tijd en wijle bereiken ons berichten over fraude met Europese subsidiegelden. In het bijzonder worden de ESF gelden (Europees Sociaal Fonds) nog wel eens genoemd. Miljoenen blijken er soms te zijn verdwenen zeggen de media, soms nog voor de aanvang van een subsidieproject al, soms ook gedurende het traject, vaak ook achteraf. Maar weg is weg en als je nog subsidie tegoed hebt dan kun je ook ineens zomaar naar fluiten.
Bewijs dan maar eens dat het verdwijnen van dat geld niet aan jou te wijten is. Zo had ik al eens opgevangen in het advieswereldje. Dat had me moeten waarschuwen.
Tot voor kort gingen deze berichten me voorbij alsof het de scheiding van Van der Vaart en zijn vrouw betreft. Maar één van mijn bevriende zakenrelaties riep mijn hulp in als adviseur bij het verwerven en later het innen van een ESF subsidie.
De onderneming van mijn zakenrelatie is bezig met een herpositionering op de markt en daar moeten mensen vorm aan geven. De subsidie is erop gericht dat de medewerkers deze verandering op kunnen pakken en zelf operationeel kunnen maken. Een (arbeid) sociaal duurzaamheidproject . Als het lukt geen weggegooid geld en voor een nobel economisch doel.
Bij de aanvraag las ik dat er 75% subsidie is te verkrijgen tot een maximum van 24000 euro van de projectkosten. Maximaal kan dus 18000 euro aan subsidiegelden worden verkregen.
Mijn zakenkennis had een dergelijk project al deels gestart en kon e.e.a. nog onder de ESF subsidie brengen.
Als adviseur leek me de vriendendienst om de administratie van dit project er even bij te doen wel wat. Kon ik meteen aan den lijve eens meemaken hoe fraudegevoelig een dergelijk Europees project nu werkelijk is.
De aanvraag besloeg een periode van drie maanden. Daarvoor diende je met een beknopt plan en financiële vraag aan te melden. Werd je ingeloot dan mocht je de uitgebreide aanvraag indienen. Werd die gunstig beoordeeld dan kon je een subsidiebeschikking tegemoet zien.
Zo gezegd zo gedaan. Tijdens de zomervakantie in 2011 de beknopte aanvraag ingediend bij Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW).
Een lange tijd stilte, wel las ik op internet dat er een groot aantal aanvragen waren.
Toen was daar plotseling een e-mailbericht, tijdens de herfstvakantie 2011 dat NU binnen één week de definitieve aanvraag diende te worden ingediend. Gelukkig voor mijn zakenrelatie zag ik dit bericht overigens met geluk op het goede ogenblik en was ik niet met een korte herfstvakantie.
Snel alles ingediend.
Omdat we er verder maar niets van hoorden hebben we in december 2011 gebeld met ESF subsidie-uitvoerder SZW. Die verzekerde dat alle beschikkingen onderweg waren. Eind december nog eens gebeld. Toen kregen we het bericht dat de beschikking er toch echt moest zijn.
Op het zakenadres was echter geen beschikking ontvangen. Daarom gevraagd om een duplicaat. Na enig gezucht werd dat toegezegd en begin januari 2012 kwam de duplicaat beschikking.
Wat bleek de officiële beschikking was wel ten aanzien van ons project maar op een heel andere naam en adres gericht.
Opnieuw gebeld. De beschikking bleek niet juist er zou een nieuwe -en nu juiste- komen.
Die kwam niet. Wat wel kwam was een brief van SZW dat de ESF aanvraag was afgewezen omdat de aanvraag buiten de indientermijn was ingediend.
De stoom kwam ondertussen uit mijn oren.
Uit ervaring weet ik hoe je dit soort dingen dan het beste zou kunnen aanpakken. Ik schreef (uit gewoonte) namelijk ter zake alle namen en telefoonnummers en e-mailadressen van mensen die ik maar van SZW had kunnen verzamelen op en verraste in één keer allen met een zakelijke maar op een niet mis te verstane getoonzette brief.
Dat werkte. Ik kreeg plotseling zonder enig verder commentaar de goede beschikking toegestuurd. Even later gevolgd door een e-mailbericht van een kennelijk tijdelijke ambtenaar die niet langer bij de ESF/SZW afdeling werkte, maar mij vroeg hem te beoordelen op zijn klantvriendelijkheid en deed er daartoe een beoordelingformulier bij. Hij was de dossierhouder geweest van de subsidieaanvraag.
Ja Franz Kafka is er niets bij, zo begreep ik steeds beter.
Keurig heb ik daarom aan zijn verzoek voldaan. Hopelijk gaat hij alsnog een glansrijke carrière als innovatief ambtenaar tegemoet.
Het project in de onderneming kon definitief worden gestart. Het was ondertussen maart 2012.
Nu, afgelopen week (januari 2013) moet de einddeclaratie van de subsidieaanvraag worden ingediend. Dat dient via het subsidieportaal van SZW te gebeuren.
Een digitaal verwerkingssysteem dat is ontworpen door iemand die ook kruiswoordpuzzels ontwerpt fungeert hierbij als hindernisbaan.
Een klusje waarvoor ik dacht hooguit één uur nodig te hebben duurde bijna één hele werkdag.
Bellen met SZW met vragen hierover lukte wel, doorverbonden worden ook maar niet met iemand die verstand van zaken daar had.
Met een gelukje kwam ik toch door het scherm heen, althans dat hoop ik.
De einddeclaratie is ingediend, nu is het wachten op de gunstige afloop.
Ergens knaagt dat het nog wel eens ingewikkelder zou kunnen gaan worden dan je normaal zou denken. Maar normaal denken doe ik al lang niet meer bij een ESF subsidie, ik houd met het ergste rekening. Inclusief dat er straks te lezen is dat er weer miljoenen zijn verdwenen bij het verwerken van de ESF subsidie t.b.v. actie E. Ik weet dan dat die vermeende fraude het gevolg is van een vorm van een ‘zwart gat’ in de bureaucratie bij SZW waarvoor de aanvragers de schuld krijgen. Maar maak dat de kwaaddenkende buitenwereld maar eens wijs.
Ondertussen is het verandertraject en het verandervermogen in de onderneming als gevolg van het project zeer geslaagd. Waart de ware VOC geest dan wel niet op onze ministeries rond, dan wel zeker bij de eeuwenoude ondernemingen van bijvoorbeeld mijn zakenrelaties.