De raad heeft bij de vaststelling van de Kadernota 2014 ingestemd met een taakstellende bezuiniging in 2015 onder voorwaarde dat de nieuwe raad in 2014 volledig digitaal gaat werken. Afgesproken is, dat voor de a.s. verkiezingen van 19 maart aan de raad een voorstel zal worden voorgelegd. Als dit voorstel wordt aangenomen dan zal de nieuwe raad volledig papierloos gaan werken.
Met het raadsvoorstel, waarover donderdag 30 januari wordt besloten, wordt concreet uitvoering gegeven aan het eerder genomen besluit (kadernota) en het heeft als uitgangspunt dat zowel de raads- als de commissieleden op dezelfde wijze worden gefaciliteerd. Als wordt besloten tot volledige digitalisering van de vergaderstukken van de raad zal ten opzichte van de situatie in 2012 het aantal kopieën met 70.000 verminderen, (ongeveer 10% van het totaal aan kopieën binnen de organisatie).
De planning is ook dat vanaf november 2014 wordt gestopt met de eigen reproafdeling in het stadhuis. Dit heeft mede te maken met de afloop van de contractperiode voor de machines. Vanaf dat moment zal de repro worden uitbesteed. Hierbij is mede rekening gehouden met een te verwachten besparing op drukwerk in verband met de ingezette digitalisering (o.a. het nu al beschikbaar zijn van documenten via l-babs, Googledocs en website).
Gekeken is wat er nodig is om als raad volledig digitaal te kunnen werken. Van belang daarbij is uiteraard hoeveel raads- en commissieleden gebruik moeten gaan maken van digitale apparatuur. Daarnaast dat er een functioneel betrouwbare wifi beschikbaar is in het stadhuis, er een opslag en zoekfunctie komt voor documenten en dat waar nodig tijdens een gewenningsperiode met hulp komt voor raads- en commissieleden.
De verwachting is dat de raad donderdag zal instemmen met het voorstel. Aan alles lijkt te zijn gedacht. Nu alleen nog een en ander tot leven wekken.