Een aantal bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies waarschuwt voor de gevolgen van de slechte digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden. Zij voorzien schade bij burgers, ondernemers en de overheden zelf.
Om digitale informatie van overheden duurzaam toegankelijk te houden – en deze dus niet alleen ergens te bewaren maar ook víndbaar te maken – zijn maatregelen nodig. De noodzaak van archiefinnovatie is al eerder onderkend, maar er gebeurt nog te weinig, vinden de initiatiefnemers van de brandbrief die aan alle decentrale overheden is gestuurd. Dat zijn de burgemeesters Backhuijs (Nieuwegein) en Delissen-Van Tongerlo (Peel en Maas), wethouder Bat (Goes), de dijkgraven Geluk (Hollandsche Delta), Oosters (Schieland en de Krimpenerwaard) en Van Haersma Buma (Delfland) en de CdK’s Bijleveld-Schouten (Overijssel) en Polman (Zeeland).
Onvoldoende nagedacht
Maria Wiebosch (die ervaring heeft als bestuurder in alledrie decentrale bestuurslagen) is ambassadeur voor het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van de drie koepels. Zij verwoordt de kern van het probleem: “Het bijzondere is dat ook meneer Elias in zijn rapport over ICT bij de overheid opmerkt dat het ontzettend moeilijk bleek om alle documenten te vinden die nodig waren om onderzoek te kunnen doen, maar dat er blijkbaar dan niet ook de conclusie wordt getrokken dat er iets aan de informatiehuishouding moet worden gedaan. Ik zie dat gemeenten en anderen zijn begonnen met digitaal werken, maar dat er nog onvoldoende is nagedacht over ‘hoe bergen we dat op voor de langere termijn, hoe zorgen we voor de toegankelijkheid, wat bewaren we wel en wat niet’. De selectielijsten zijn nog gericht op papier en niet op digitaal. En als je alles gaat bewaren wordt het natuurlijk hartstikke duur.”
Erfgoed verloren De bestuurders doen een oproep: ‘Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. Belangrijk cultureel erfgoed zal hiermee verloren gaan. Alleen wanneer u duurzame digitale toegankelijkheid op de bestuurlijke agenda zet, kunnen we de dreiging van digitale dementie afwenden. Niet alleen om aan een wettelijke verplichting te voldoen, maar ook om goede dienstverlening aan de burger te garanderen.’
‘E-depots’ geen doel
Het bouwen van zogeheten e-depots is volgens Wiebosch het sluitstuk. “Eerst moet je goed je informatiehuishouding organiseren en dan kún je besluiten het samen op te bergen in een e-depot, maar dat is slechts een middel, geen doel.” Implementatie van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is bijvoorbeeld een stap. “Het doel is transparant langdurig bewaren en zorgen dat mensen er altijd bij kunnen komen. Wat doe je bijvoorbeeld met e-mailberichten? Staan er documenten bij mensen thuis op de PC omdat ze thuiswerken?” Gemeenten doen er wijs aan de onderlinge samenwerking te zoeken om die informatiehuishouding goed georganiseerd te krijgen.